In het ideale geval verstuur (of overhandig) je een factuur en voldoet je klant deze netjes binnen de gestelde betalingstermijn. Bijna iedereen die zaken doet, zal echter weten dat de praktijk wel eens minder ideaal is. Een simpele oplossing om te voorkomen dat debiteuren hun rekeningen niet op tijd voldoen, is uiteraard het eisen van vooruitbetaling. In veel branches is dit echter niet gebruikelijk. Als jij dan toch je geld vooraf eist, zal dit je veel klanten en (dus) omzet kosten. En dat is uiteraard niet de bedoeling. In de praktijk zul je dus meestal moeten accepteren dat er klanten zijn die het helaas niet zo nauw nemen met de betalingstermijn of een factuur wellicht simpelweg over het hoofd zien. Zo'n debiteur zul je moeten wijzen op zijn betalingsplicht. Hierbij komen termen als herinneren, aanmanen en sommeren om de hoek kijken.

De betalingsherinnering

Met een consequent debiteurenbeleid kun je een hoop ergernis voorkomen en zorgen dat je klanten niet te lang dralen met betalen. Stuur daarom altijd een vast aantal dagen nadat de betalingstermijn van een factuur is verstreken een herinnering. Een periode van circa vijf tot tien dagen is daarbij een goed uitgangspunt. Door het vrij snel versturen van een herinnering laat je de debiteur weten dat je serieus bent. Hij zal sneller betalen en zal ook de volgende keer geneigd zijn minder lang te wachten.

De praktijk wijst uit dat je je klanten wat dit betreft moet "opvoeden". Wacht je lang met herinneren, dan zal een debiteur meestal ook bij een volgende gelegenheid weinig haast maken met betalen. Je hebt hem immers al laten merken dat er voorlopig toch geen consequenties zullen zijn.

Vermeld in je herinnering een duidelijke termijn waarbinnen je alsnog betaling verwacht, bijvoorbeeld tien dagen of twee weken. Zorg dat de tekst duidelijk maar vriendelijk is en dreig niet met verdere maatregelen. Het kan immers zijn dat de factuur simpelweg aan de aandacht van de debiteur is ontsnapt. Met te harde woorden kun je jullie relatie onnodig schade toebrengen en een klant voorgoed verliezen.

Vermeld op de herinnering ook niet dat het om een "eerste herinnering" gaat. Hiermee vertel je de debiteur in feite dat er nog wel een tweede zal volgen en dat hij zich voorlopig dus niet hoeft te haasten met betalen.

Aanmanen en sommeren

Heb je ook na het verstrijken van de in de herinnering genoemde termijn nog steeds niets ontvangen (en ook geen reden van de klant vernomen waarom betaling uitblijft), dan kun je eventueel nogmaals een herinnering sturen. Zeker bij vaste klanten is dit wel aan te raden. Je kunt desgewenst deze stap echter ook overslaan en direct overgaan tot het versturen van een aanmaning. Zoals de naam al aangeeft, gaat het om een wat fermere poging de klant tot betalen te bewegen.

Je herinnert hem er niet meer aan dat hij nog moet betalen (dat zou hij inmiddels wel moeten weten), maar maant hem aan zijn schuld nu eindelijk te voldoen. De tekst van een aanmaning is dan ook dwingender en stelt opnieuw een (relatief korte) betalingstermijn. Haalt ook dit niks uit, stuur dan de schuldenaar een sommatie. Hiermee geef je deze een laatste kans om de factuur zonder verdere kosten te voldoen.

Behalve een betalingstermijn vermeld je in de sommatie duidelijk wat de consequenties zijn als er nu weer niet betaald wordt, namelijk dat je de vordering dan uit handen zult geven en dat het openstaande bedrag dan vermeerderd zal worden met incassokosten en wettelijke rente. Eventueel kun je de sommatie voorzien van onze incassostickers of door middel van pré-incasso op briefpapier van Dura Necessitas.

Zorg er met het oog hierop ook voor dat je altijd alle herinneringen, aanmaningen, sommaties en bijbehorende verzendbewijzen goed bewaart. Dan sta je sterker als het onverhoopt op een rechtszaak mocht uitdraaien. Betaalt de schuldenaar niet binnen de in de sommatie gestelde termijn, geef dan de vordering uit handen aan ons.

Juridisch bent u niet verplicht herinneringen of aanmaningen / sommaties te versturen. Dit is puur uit beleefdheidsvorm. Uw debiteur is formeel vanaf de vervaldag van de factuur in gebreke en wettelijk gezien kunt u dan ook direct de factuur uit handen geven aan ons. In Nederland is het vrij gebruikelijk tweemaal een herinnering te versturen, voordat de vordering uit handen wordt gegeven aan het incassobureau.