Veel debiteuren komen in een procedure met het verweer dat zij helemaal geen factuur hebben ontvangen. Om die reden vinden zij dat er niet betaald hoeft te worden en dat de rente en incassokosten ook niet verschuldigd zijn. Hoe zit dit juridisch?

Als het verweer gevoerd wordt dat de door u verzonden facturen helemaal niet ontvangen zijn, dan moet u in beginsel bewijzen dat dit wel het geval is. Wie eist, bewijst, luidt immers het bekende spreekwoord. Probleem is dat het vaak lastiger is dan u aanvankelijk denkt om dit te bewijzen. U moet immers niet alleen bewijzen dat de factuur door u verzonden is (dat lukt meestal nog wel), maar ook dat uw debiteur uw factuur heeft ontvangen. Dit laatste is vaak onmogelijk aangezien u uw debiteur niet laat tekenen voor ontvangst van de facturen.

Gelukkig gaan de rechters hier gemakkelijk mee om. Als een debiteur zich op het standpunt stelt dat hij geen factuur heeft ontvangen, terwijl er wel meermalen op het juiste adres is aangemaand, dan zal worden aangenomen dat uw debiteur de correspondentie ontvangen heeft. Het is immers best mogelijk dat een factuur uw debiteur niet bereikt, maar het wordt al heel wat onwaarschijnlijker dat de daarop volgende herinneringen en aanmaningen uw debiteur ook niet bereikt hebben.

Om discussies echter zoveel mogelijk te voorkomen, is het raadzaam om direct alsnog een kopiefactuur op te sturen als uw debiteur daar om vraagt. Let erop dat u dit aan het juiste adres doet. Verzend de factuur ook per fax en per e-mail; u kunt dan in ieder geval - aan de hand van de verzendbevestiging - aantonen dat de factuur verzonden is (waardoor het verweer dat de factuur niet ontvangen is, steeds onwaarachtiger wordt). Ook kunt u uw debiteur in een e-mail vragen om te reageren op uw vraag of de herhaald verzonden factuur nu wel ontvangen is. Op deze manier staat u sterker in een procedure.

Kortom: U komt niet voor nare verrassingen te staan als u overtuigend kunt aantonen dat u uw factuur verzonden heeft!