In het zakelijk verkeer moet vaak snel gehandeld worden. Daardoor worden afspraken vaak mondeling gemaakt. Meestal is dit geen probleem. De problemen ontstaan pas als er onenigheid bestaat over wat er precies is afgesproken. Er ontstaat een geschil dat dikwijls terecht komt bij een advocaat. De client blijkt dan wel een heel verhaal te hebben maar geen enkel schriftelijk stuk waaruit blijkt wat er precies is afgesproken. Het verhaal van de client - hoe aannemelijk en redelijk ook - blijkt onvoldoende houvast te bieden om met enige kans een procedure in te gaan. Omdat het in ons recht zo is dat je stellingen moet bewijzen die door de wederpartij weersproken worden, komt men zonder schriftelijke stukken al snel in bewijsnood.

Om die reden is het belangrijk om afspraken schriftelijk te bevestigen. Laat een handelspartner bijvoorbeeld schriftelijk verklaren dat die akkoord is met de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden. Dit voorkomt discussies achteraf. En laat uw handelspartners zoveel mogelijk zelf bevestigen dat zij bijvoorbeeld bepaalde producten van u afnemen of afgenomen hebben. Mocht dit niet mogelijk zijn, zorg er dan in ieder geval voor dat u zelf per fax (met verzendbevestiging) of per e-mail bevestigt wat de afspraken zijn. Meld daarin ook dat u de afspraken als correct en volledig weergegeven beschouwt zonder andersluidend tegenbericht van uw handelspartner. Stel hierbij een termijn en verstuur als die termijn verstreken is nogmaals een brief met daarin de mededeling dat u op uw eerdere brief niets vernomen hebt en dat u er dus vanuit gaat dat de in die eerdere brief neergelegde afspraken correct zijn weergegeven.

Dit zorgt ervoor dat u in een procedure niet met lege handen staat.